Mittwoch, 30. September 2026

Mahnwesen im Handwerk: Zahlungserinnerung, Mahnstufen und Verzugszinsen richtig einsetzen

Bleno Team
Tipps & Tricks

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Rechtslage in Deutschland (Stand: September 2026) und ist keine Rechtsberatung. Bei strittigen Forderungen, Bauverträgen mit besonderen Vereinbarungen oder vor gerichtlichen Schritten sprechen Sie bitte mit Ihrer Anwältin, Ihrem Anwalt oder Ihrer Handwerkskammer.

Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung ist raus – und dann passiert nichts. Im Handwerk ist das Alltag: Material und Löhne sind längst bezahlt, das Geld vom Kunden fehlt noch. Wer hier nicht konsequent nachhakt, finanziert seine Kunden zinslos vor. Gleichzeitig will niemand einen guten Stammkunden mit einer scharfen Mahnung verprellen, nur weil die Überweisung im Urlaub liegen geblieben ist. In diesem Artikel lesen Sie, wann ein Kunde rechtlich in Verzug ist, was Sie verlangen dürfen, wie ein sinnvoller Ablauf aussieht und wie Sie ihn automatisieren.

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Der Zahlungsverzug ist in § 286 BGB geregelt. Er ist wichtig, weil erst ab Verzug Verzugszinsen und Ersatz von Mahnkosten fällig werden. Es gibt drei typische Wege:

  • Durch eine Mahnung nach Fälligkeit: Der Klassiker. Die Rechnung ist fällig, Sie mahnen, ab Zugang der Mahnung ist der Kunde in Verzug. Rechtlich ist auch eine freundliche Zahlungserinnerung schon eine Mahnung, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert.
  • Durch ein Datum im Kalender: Steht auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum („zahlbar bis 15.10.2026“), gerät der Kunde in der Regel ohne Mahnung in Verzug, wenn er bis dahin nicht zahlt. Formulierungen wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ sind dagegen nicht immer eindeutig genug.
  • Durch die 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Privatkunden gilt das nur, wenn Sie auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweisen. Ein Satz im Rechnungstext genügt, zum Beispiel: „Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung, geraten Sie auch ohne Mahnung in Verzug.“

Bei Bauleistungen kommt hinzu: Die Schlussrechnung wird in der Regel erst mit der Abnahme und einer prüffähigen Rechnung fällig (§ 650g BGB, bei VOB/B-Verträgen § 16 VOB/B). Ohne Fälligkeit kein Verzug – eine saubere Abnahme ist deshalb auch fürs Mahnwesen wichtig.

Wie viele Mahnstufen sind sinnvoll?

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Zahl von Mahnungen. Eine einzige Mahnung reicht, um den Verzug auszulösen, und niemand muss dreimal mahnen, bevor er ein gerichtliches Mahnverfahren einleitet. In der Praxis hat sich trotzdem ein gestufter Ablauf bewährt, weil er die Kundenbeziehung schont:

  1. Zahlungserinnerung etwa eine Woche nach Fälligkeit: freundlich, ohne Gebühren, mit dem Hinweis, dass sich das Schreiben bei bereits erfolgter Zahlung erledigt hat.
  2. 1. Mahnung rund zwei Wochen später: sachlich, mit neuem Zahlungsziel und gegebenenfalls Verzugszinsen.
  3. 2. Mahnung mit deutlicherem Ton und kurzer Frist.
  4. Letzte Mahnung mit Ankündigung der nächsten Schritte, etwa Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren.

Wichtiger als die Zahl der Stufen ist, dass Sie den Ablauf immer gleich durchziehen. Wer mal mahnt und mal nicht, lernt seine Kunden an, dass das Zahlungsziel nicht ernst gemeint ist.

Mahngebühren: weniger als viele denken

Bei Mahngebühren kursieren im Handwerk oft Beträge von 5, 10 oder 15 Euro je Mahnung. Rechtlich sieht es nüchterner aus: Ersetzt werden muss nur der tatsächlich entstandene Schaden, also etwa Porto, Papier und Druck. Ihre eigene Arbeitszeit für das Schreiben gehört nach herrschender Rechtsprechung nicht dazu. Pauschalen sind umstritten; Gerichte erkennen meist nur wenige Euro an. Außerdem gilt: Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist nicht ersatzfähig, denn vor ihr war der Kunde noch nicht in Verzug.

Verlangen Sie also lieber eine realistische, kleine Gebühr ab der Mahnung, die nach Verzugseintritt verschickt wird, als eine hohe Pauschale, die im Streitfall ohnehin nicht hält und den Kunden verärgert.

Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale

Deutlich mehr bringen die Verzugszinsen nach § 288 BGB:

  • Privatkunden (Verbraucher): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.
  • Firmenkunden (Unternehmer): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.
  • Verzugspauschale: Gegenüber Firmenkunden können Sie zusätzlich pauschal 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Die Pauschale wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten, etwa für einen Anwalt, angerechnet. Gegenüber Privatkunden gibt es sie nicht.

Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli angepasst und von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. Die Zinsen laufen ab Verzugseintritt tageweise auf den offenen Betrag.

Wenn alles nichts hilft: das gerichtliche Mahnverfahren

Zahlt der Kunde trotz letzter Mahnung nicht und bestreitet die Forderung nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren der schnelle und günstige Weg zu einem vollstreckbaren Titel. Den Antrag stellen Sie online beim zuständigen zentralen Mahngericht, ein Anwalt ist dafür nicht nötig. Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid nicht, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Legt er Widerspruch ein, geht die Sache ins normale Klageverfahren.

Ein Punkt, den viele unterschätzen: Mahnschreiben halten die Verjährung nicht auf. Werklohnforderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Ein gerichtlicher Mahnbescheid hemmt die Verjährung, eine eigene Mahnung nicht.

Tipps, damit es gar nicht erst so weit kommt

  • Klare Zahlungsziele: Ein konkretes Datum auf der Rechnung ist eindeutiger als „zahlbar sofort“ oder „innerhalb von 14 Tagen“.
  • Hinweis auf die 30-Tage-Regel auf jeder Rechnung an Privatkunden.
  • Schnell abrechnen: Je länger die Arbeit zurückliegt, desto geringer die Zahlungsbereitschaft. Rechnung am Tag der Abnahme ist ideal.
  • Abschlagsrechnungen: Bei größeren Aufträgen können Sie nach § 632a BGB Abschläge für erbrachte Leistungen verlangen. Das senkt Ihr Risiko erheblich.
  • Zahlen leicht machen: Ein QR-Code zum Bezahlen (GiroCode) auf der Rechnung erspart dem Kunden das Abtippen von IBAN und Verwendungszweck und Ihnen Zahlungen ohne Rechnungsnummer.
  • Kurz anrufen: Bei guten Kunden klärt ein Telefonat vor der 2. Mahnung oft mehr als jedes Schreiben – etwa eine Reklamation, von der Sie noch nichts wussten.

So automatisiert Bleno Ihr Mahnwesen

Mit dem Mahnwesen in Bleno richten Sie den Ablauf einmal ein und müssen danach nur noch freigeben:

  1. Stufen einmal festlegen: Unter Einstellungen → Mahnwesen hinterlegen Sie für Zahlungserinnerung und Mahnung 1 bis 3 jeweils Frist, neues Zahlungsziel, Betreff, Text und – wenn gewünscht – eine Mahngebühr. Gebühren sind standardmäßig aus. Auf Wunsch berechnet Bleno Verzugszinsen nach § 288 BGB (Privatkunden +5, Firmenkunden +9 Prozentpunkte) und bei Firmenkunden optional die 40-Euro-Pauschale.
  2. Täglicher Mahnlauf: Jeden Morgen prüft Bleno Ihre überfälligen Rechnungen und legt die jeweils nächste fällige Stufe als Mahnvorschlag an. Unter Angebote & Rechnungen → Mahnvorschläge sehen Sie Kunde, Rechnung, Stufe, Restbetrag, Gebühr und Zinsen samt PDF-Vorschau und geben einzeln oder alle mit einem Klick frei. Einzelne Vorschläge können Sie überspringen oder zurückstellen.
  3. Keine peinlichen Mahnungen: Rechnungen mit frischem Zahlungseingang oder offenem Zahlungsvorschlag im Bankabgleich lässt der Lauf aus, bei Teilzahlungen wird nur der Rest gemahnt. Bei Reklamation oder vereinbarter Ratenzahlung setzen Sie an der Rechnung oder am Kunden eine Mahnsperre mit Grund.
  4. Klare Mahnung mit Forderungsaufstellung: Jede Mahnung geht als eigenes PDF zusammen mit der Rechnung an den Kunden – mit offenem Betrag, bereits Gezahltem, Gebühr, Zinsen, Gesamtforderung und GiroCode. Der QR-Code zum Bezahlen steht auch auf Ihren Rechnungen.
  5. Auf Wunsch vollautomatisch: Schalten Sie „Mahnungen automatisch versenden“ ein, verschickt der Mahnlauf die fälligen Stufen morgens selbst. Je Stufe legen Sie fest, was automatisch rausgeht – etwa die Zahlungserinnerung automatisch, die Mahnungen weiter mit Ihrer Freigabe. Standardmäßig bleibt alles bei der Freigabe.
  6. Transparent für den Kunden: Im Kundenportal sieht Ihr Kunde bei offenen Rechnungen die aktuelle Mahnstufe mit Zahlungsziel und kann jede Mahnung als PDF herunterladen.

Fazit

Ein gutes Mahnwesen ist kein Misstrauen gegenüber Kunden, sondern schlicht Ordnung: klare Zahlungsziele, ein fester Ablauf, realistische Gebühren und Verzugszinsen dort, wo sie Ihnen zustehen. Aufwendig wird es nur, wenn Sie jede überfällige Rechnung selbst im Blick behalten müssen. Diesen Teil übernimmt eine Software – die Entscheidung, wen Sie wie mahnen, bleibt bei Ihnen.

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