Was macht ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn im Betrieb niemand rangehen kann. Lena führt das Gespräch in natürlicher Sprache, fragt Name, Rückrufnummer und Anliegen ab und legt daraus eine Anfrage in Bleno an. Sie sehen danach auf einen Blick, wer angerufen hat und was gebraucht wird – und rufen gezielt zurück.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Lena sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass sie eine KI ist — das ist fest eingebaut und lässt sich nicht abschalten (EU-KI-Verordnung). Den übrigen Begrüßungstext können Sie in den Einstellungen selbst festlegen.

Brauche ich eine neue Telefonnummer?

Nein. Sie erhalten mit dem Add-on eine eigene KI-Telefonnummer und leiten Ihre bestehende Nummer dorthin um – zum Beispiel nur bei Nichtannahme. Die Anleitung dazu finden Sie in Bleno unter Einstellungen → Lena. Ihre Kunden wählen weiter die Nummer, die sie kennen.

Kann Lena Termine vergeben?

Ja. Wünscht sich ein Anrufer einen Vor-Ort-Termin, prüft Lena die Verfügbarkeit Ihres Teams und trägt den Termin ein. Je nach Einstellung wird er direkt bestätigt oder als Terminwunsch zur Freigabe angelegt. Der Anrufer bekommt eine SMS-Bestätigung.

Was passiert bei einem Notfall?

Wenn Sie eine Notfallnummer hinterlegen und die Live-Weiterleitung einschalten, stellt Lena dringende Anrufe – etwa bei Wasserrohrbruch oder Gasgeruch – direkt an diese Nummer durch. Das gilt auch, wenn ein Anrufer ausdrücklich mit einem Menschen sprechen möchte. Ohne Weiterleitung nimmt Lena das Anliegen auf und markiert es als dringend.

Was kostet die Telefon-KI?

Die Telefon-KI ist Teil des KI-Add-ons Lena: 89 € pro Monat zzgl. MwSt., inklusive 1 Telefonnummer, 200 Voice-Minuten und 300 WhatsApp-Nachrichten. Jede weitere Minute kostet 0,19 € zzgl. MwSt. WhatsApp-KI und Admin-KI sind im selben Add-on enthalten.

KI-Telefonassistent für Ihren Betrieb: Kein Anruf geht mehr verloren

Während Sie auf der Baustelle sind, nimmt eine KI Ihre Anrufe an: Sie begrüßt Anrufer mit Ihrem Betriebsnamen, fragt nach, worum es geht, und legt daraus eine Anfrage in Bleno an. Sie rufen gezielt zurück – mit allen Infos vor Augen. Ihre bekannte Telefonnummer behalten Sie.

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bleno.de

Büro

Lena – Gespräche › Mittwoch, 23. September

GesprächsverlaufLäuftBestätigt

LenaKI

Anruf wird weitergeleitet …Im Gespräch · 0171 2345678Anruf beendet · 2:14 Min.

Beendet

Guten Tag, hier ist Lena, die KI-Telefonassistentin von Haustechnik Brandt. Wie kann ich Ihnen helfen?

Hallo, Neumann hier. Bei mir im Bad tropft der Heizkörper.

Das nehme ich gern auf. Wie lautet Ihre Adresse?

Lindenstraße 12 in Bremen.

Danke. Möchten Sie einen Termin vor Ort?

Gern, am besten vormittags.

Am Freitag, 25.09., um 10 Uhr ist frei. Passt Ihnen das?

Ja, das passt.

Ist eingetragen. Sie bekommen gleich eine SMS-Bestätigung.

Lena prüft die Verfügbarkeit …Verfügbarkeit geprüft · Terminplanung

TerminplanungKW 39 · Team

Mi 23.

Do 24.

Fr 25.

08:00

10:00

12:00

14:00

Bad Hahn

Wartung

Neubau Technik

Weber

Urlaub

Neumann

Neue AnfrageNeuLena · Telefon

Frau Neumann·0171 2345678

Lindenstraße 12, 28195 Bremen

Heizkörper im Bad tropft

Vor-Ort-Termin25.09.2026, 10:00 UhrBestätigt

10:14

Mittwoch, 23. September

10:14

Eingehender Anruf0171 2345678

TelefonjetztVerpasster Anruf: 0171 2345678→ an Lena weitergeleitet

E-MailjetztNeue KundenanfrageLena hat eine neue Anfrage über Telefon entgegengenommen.

Sie: auf der Baustelle

SMS an Frau Neumann · 0171 2345678

Haustechnik Brandt: Ihr Termin am 25.09.2026 um 10:00 Uhr ist eingetragen. Fragen oder Änderungen? 0421 7788990

Rufumleitung

Lena nimmt Anrufe an und erfasst das Anliegen

Klingelt das Telefon und Sie können nicht rangehen, übernimmt Lena: Sie meldet sich mit Ihrem Betriebsnamen, sagt offen, dass sie eine KI ist, und fragt Name, Rückrufnummer und Anliegen ab. Daraus entsteht automatisch eine Anfrage in Bleno – mit einer Zusammenfassung des Gesprächs, Rückrufwunsch und Dringlichkeit.

Anrufannahme rund um die Uhr – auch abends und am Wochenende
Begrüßung mit Ihrem Betriebsnamen, Text frei anpassbar
Name, Rückrufnummer und Anliegen werden abgefragt
Anfrage wird automatisch angelegt, Sie werden per E-Mail benachrichtigt
EU-KI-Verordnung-konform — Lena gibt sich immer als KI zu erkennen

Lena – Gespräche › Gesprächsverlauf

Anruf von 0421 556678TelefonMi, 23.09. · 19:42

LenaKIEingehender Anruf …Im GesprächGespräch beendetLive1:36 Min.

Transkript

LenaGuten Tag, hier ist Lena, die KI-Telefonassistentin von Haustechnik Brandt.

AnruferAlbers hier. Bei uns kommt kein warmes Wasser mehr.

LenaDas nehme ich auf. An welcher Adresse?

AnruferLindenallee 8 in Bremen – bitte heute noch.

LenaIch gebe es als dringend weiter. Sie werden zurückgerufen.

Erkannte Angaben

NameJonas AlbersStammkunde

Telefon0421 556678

AdresseLindenallee 8, Bremen

AnliegenKein Warmwasser

DringlichkeitDringend

Anfrage angelegtE-Mail an Sie

Jonas Albers · Kein Warmwasser

Anfrage öffnen

Ihre Nummer bleibt – Lena springt ein

Mit dem Add-on erhalten Sie eine eigene KI-Telefonnummer. Auf Ihrer bestehenden Nummer richten Sie eine Rufumleitung ein – zum Beispiel nur dann, wenn Sie nicht rangehen. Kunden erreichen Sie wie gewohnt, und Lena übernimmt nur, wenn Sie keine Hand frei haben.

Eigene KI-Telefonnummer im Add-on enthalten
Rufumleitung bei Nichtannahme – Ihre bekannte Nummer bleibt
Anleitung zur Rufumleitung direkt in den Einstellungen
Stimme und Anrede (Assistentin oder Assistent) frei wählbar

Vor-Ort-Termine direkt am Telefon

Möchte ein Anrufer einen Termin, prüft Lena die Verfügbarkeit Ihres Teams und trägt den Termin ein. Je nach Einstellung wird er gleich bestätigt oder landet als Terminwunsch bei Ihnen zur Freigabe. Der Anrufer erhält eine SMS-Bestätigung.

Verfügbarkeit aus Einsatzplanung, Urlaub und bestehenden Terminen
Termin sofort bestätigen oder als Terminwunsch vorlegen – Sie entscheiden
SMS-Bestätigung an den Anrufer
Termin erscheint in Ihrer Terminplanung

Notfälle direkt zu Ihnen durchstellen

Bei echten Notfällen wie Wasserrohrbruch, Gasgeruch oder Heizungsausfall im Winter – oder wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen sprechen möchte – stellt Lena das Gespräch live an eine Nummer Ihrer Wahl durch.

Live-Weiterleitung an Ihre Notfallnummer
Nur bei Notfällen oder auf ausdrücklichen Wunsch des Anrufers
Optional – die Weiterleitung schalten Sie selbst ein

Jeden Anruf nachlesen

Jedes Gespräch landet in der Übersicht „Lena – Gespräche“: mit Verlauf, Zusammenfassung und offenen Aufgaben wie Rückrufen. Aus dem Gespräch legen Sie mit einem Klick eine Anfrage an oder markieren es als erledigt.

Gesprächsverlauf und Zusammenfassung zu jedem Anruf
Offene Rückrufe als Aufgaben im Blick
Stammkunden werden an der Rufnummer erkannt – Nachträge landen bei der bestehenden Anfrage
Per Klick als Anfrage anlegen oder als erledigt markieren

Lena – Gespräche

Offene Aufgaben (Rückruf, Fragen) und alle Gespräche mit Lena

Offene Aufgaben21Alle Gespräche

+49 421 55839024. Sep. 07:52Familie Weber2:14

+49 151 227044123. Sep. 21:47Keine Anfrage—

+49 176 903155223. Sep. 12:40Jana Meyer—

+49 421 66901223. Sep. 11:20Keine Anfrage0:48

+49 4221 8031722. Sep. 16:34Sabine Schneider1:52

+49 421 776204522. Sep. 09:10Familie Hahn2:41

+49 4202 771323. Sep. 18:05Martin Lüders3:05

Wählen Sie ein Gespräch aus der Liste. Klicken Sie auf eine Zeile, um den Verlauf anzuzeigen.

GesprächsverlaufBestätigt

+49 4202 7713 · 23. Sep. 2026 18:05

Übergabe an Admin

Herr Lüders: Heizkörper im Bad seit gestern kalt. Bittet um Rückruf morgen Vormittag.

HandlungsbedarfRückruf

Zur AnfrageAls erledigt markieren

Guten Abend, hier ist Lena, die digitale Assistentin von Haustechnik Krüger.