Preisliste vom Lieferanten importieren: Wie Handwerksbetriebe Angebote in der Hälfte der Zeit schreiben

Angebote schreiben dauert zu lang. Das sagen die meisten Handwerksinhaber, wenn man sie fragt, was im Büro die meiste Zeit kostet. Ein großer Teil dieser Zeit geht nicht für das eigentliche Nachdenken drauf – sondern für das Abtippen: Artikelnummern aus dem Papier-Katalog übertragen, Preise nachschlagen, in Excel oder Word eintragen, alles nochmal prüfen.

Der Lieferantenkatalog-Import löst genau dieses Problem. Statt aus dem Katalog abzutippen, sucht man einfach – und übernimmt mit einem Klick.

Wie die meisten Betriebe heute Material ins Angebot eintragen

Nehmen wir einen typischen Fall: Ein Installationsbetrieb erstellt ein Angebot für die Heizungssanierung eines Mehrfamilienhauses.

Der Meister oder sein Büromensch öffnet den Lieferantenkatalog – als gedrucktes Heft, als PDF oder als Website. Dann sucht er das erste Material: Kupferrohr DN 22, 5 m Stück. Er liest Artikelnummer und Preis ab, tippt sie ins Angebotsprogramm, prüft Einheit und Menge. Dann das nächste Material. Und das nächste.

20 Positionen, je 2–3 Minuten: Das sind 40–60 Minuten nur für die Materialerfassung – bei einem einzigen Angebot.

Und wenn der Lieferant die Preise erhöht hat? Dann stimmt das ganze Angebot nicht mehr.

Was ein digitaler Katalog-Import verändert

Wenn der Lieferantenkatalog einmal in Bleno importiert ist, läuft derselbe Prozess so:

1. Suchbegriff eingeben: „Kupferrohr DN 22"
2. Artikel auswählen – Bezeichnung, Artikelnummer und Einkaufspreis sind bereits hinterlegt
3. Menge eintragen
4. Fertig – nächste Position

Was vorher 3 Minuten dauerte, dauert jetzt 15 Sekunden. Und der Preis ist korrekt – kein Ablesen, kein Tippfehler.

Schritt für Schritt: Vom Katalog zum Angebot

Schritt 1: Katalog vom Lieferanten anfordern

Die meisten Baustoffhändler, Großhändler und Fachhändler können ihren Katalog in einem maschinenlesbaren Format bereitstellen – häufig als CSV- oder Excel-Datei. Es lohnt sich, beim Außendienstmitarbeiter nachzufragen: „Können Sie mir Ihren Katalog als Datei schicken?"

Viele Lieferanten tun das gerne – es vereinfacht die Bestellung auch für sie.

Schritt 2: Katalog in Bleno importieren

Die Datei wird in Bleno hochgeladen und dem entsprechenden Lieferanten zugeordnet. Bleno liest Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Einheit und Preis ein. Nach wenigen Sekunden sind alle Artikel durchsuchbar.

Schritt 3: Material direkt ins Angebot ziehen

Beim Erstellen eines Angebots wird einfach nach dem gewünschten Artikel gesucht. Der Artikel wird mit Klick ausgewählt, die Menge eingetragen – fertig. Artikelnummer, Bezeichnung und Einkaufspreis werden automatisch übernommen.

Schritt 4: Katalog bei Preisänderungen aktualisieren

Wenn der Lieferant seine Preise anhebt, wird eine neue Katalog-Datei importiert. Alle Artikel sind auf dem aktuellen Stand – ohne dass jemand manuell etwas nachpflegen muss.

Was mit einem importierten Katalog möglich ist

Mehrere Lieferanten, ein Suchfeld

In Bleno können Kataloge von mehreren Lieferanten gleichzeitig hinterlegt sein. Bei der Materialsuche erscheinen alle Lieferanten, die diesen Artikel führen – mit ihren jeweiligen Preisen. So sieht man sofort, wer günstiger ist.

Beispiel: Für Kupferrohr bieten drei Lieferanten unterschiedliche Preise. Mit einem Blick entscheidet man, von wem man bestellt – ohne separate Preisanfragen.

Kalkulationssicherheit durch hinterlegte Einkaufspreise

Wer aus dem Katalog kalkuliert, weiß: Der Einkaufspreis stimmt. Das gibt Sicherheit beim Angebot. Kein Raten, kein Puffer aus Unsicherheit über den tatsächlichen Materialpreis – der Einkaufspreis ist die verlässliche Grundlage.

Und wenn ein Angebot mehrere Wochen nach dem Erstellen beauftragt wird? Dank aktuellem Katalog lässt sich schnell prüfen, ob die Preise noch stimmen.

Eigene Preislisten als interner Katalog

Neben Lieferantenkatalogen können auch eigene Preislisten hinterlegt werden: Stundensätze für verschiedene Leistungsarten, Pauschalen für Standardleistungen, Materialzuschläge.

Das macht Angebote noch schneller: Auch Arbeitsleistungen werden einfach aus der eigenen Preisliste ausgewählt – kein Tippen, keine Fehler.

Praxisbeispiel: SHK-Betrieb vor und nach dem Katalog-Import

Vorher:

• Angebot Heizungssanierung: 22 Materialpositionen
• Zeit für Materialerfassung: ~55 Minuten
• Fehlerquellen: Ablesefehler, Tippfehler bei Artikelnummern, veraltete Preise aus PDF vom letzten Jahr
• Ergebnis: Zwei Fehler wurden erst nach Auftragserteilung bemerkt

Nachher:

• Angebot Heizungssanierung: 22 Materialpositionen
• Zeit für Materialerfassung: ~8 Minuten
• Fehlerquellen: keine (Preise und Nummern direkt aus aktuellem Katalog)
• Ergebnis: Angebot korrekt beim ersten Entwurf

Ersparnis pro Angebot: ~45 Minuten. Bei 4 Angeboten pro Woche: fast 3 Stunden wöchentlich – oder gut 130 Stunden pro Jahr.

Häufige Fragen zum Katalog-Import

Mein Lieferant hat keinen digitalen Katalog – was dann?

In diesem Fall können Artikel manuell als eigene Preisliste eingetragen werden – einzeln oder als Excel-Upload. Das ist zwar einmalig etwas Aufwand, lohnt sich aber ab dem zweiten Angebot.

Alternativ lohnt es sich, beim Lieferanten nachzufragen: Viele stellen auf Anfrage eine Exportdatei bereit, selbst wenn das standardmäßig nicht kommuniziert wird.

Wie oft muss der Katalog aktualisiert werden?

Das hängt vom Lieferanten ab. Bei stabilen Preisen reicht eine Aktualisierung einmal im Jahr. Bei volatile Materialien (Kupfer, Stahl) empfiehlt sich eine häufigere Aktualisierung – z. B. quartalsweise.

Was ist mit kundenspezifischen Rabattpreisen?

Viele Lieferanten räumen Stammkunden individuelle Konditionen ein. Diese können als Rabattprozentwert oder direkt als eigene Preisliste in Bleno hinterlegt werden – so werden Angebote immer mit den tatsächlichen Einkaufspreisen kalkuliert, nicht mit den Listenpreisen.

Was der Katalog-Import mit der Kalkulation zu tun hat

Ein importierter Lieferantenkatalog ist nicht nur eine Arbeitserleichterung beim Angebotschreiben. Er ist die Grundlage für präzise Kalkulationen.

Wer Angebote aus einem Katalog mit aktuellen Einkaufspreisen erstellt, weiß genau: Zwischen Einkaufspreis und Angebotspreis liegt der kalkulierte Aufschlag. Dieser Aufschlag ist bewusst gewählt – nicht aus dem Bauch heraus.

Und wenn am Ende der Nachkalkulation steht, dass die Materialkosten die Kalkulation überschritten haben? Dann liegt die Ursache nicht mehr im Angebotsprozess – die Preise stimmten ja. Sie liegt vielleicht im Verbrauch, in Sonderbestellungen oder in nachträglichen Materialänderungen. Diese Differenzierung ist wertvoll: Sie zeigt, wo wirklich optimiert werden muss.

Fazit: Einmal importieren, dauerhaft schneller arbeiten

Der Katalog-Import ist eine einmalige Investition von wenigen Minuten – für einen Vorteil, der bei jedem Angebot wirkt. Weniger Zeit beim Abtippen, weniger Fehler, aktuellere Preise und mehr Sicherheit beim Kalkulieren.

Wer noch aus Papier-Katalogen abschreibt oder Preise manuell nachschlägt, verschenkt täglich Zeit – und riskiert Fehler, die Geld kosten.

Testen Sie Bleno 7 Tage kostenlos und importieren Sie Ihren ersten Lieferantenkatalog noch heute. Jetzt starten.

Mehr zur Funktion: Lieferantenverwaltung in Bleno

Weiterführend: Lieferantenverwaltung im Handwerk: Material günstiger und schneller einkaufen