Belege an den Steuerberater – ohne Schuhkarton: So läuft der Monatsabschluss im Handwerk von selbst

Der Monatsabschluss ist in vielen Handwerksbetrieben ein fester Termin – und ein ungeliebter. Kontoauszüge durchgehen, Lieferantenrechnungen aus Jackentaschen und Handschuhfächern zusammentragen, Kassenbuch nachtragen, alles einscannen und an die Kanzlei schicken. Wer das mit fünf oder zehn Mitarbeitern macht, verliert dabei regelmäßig einen halben Tag – und trotzdem fehlen am Ende Belege.

Dieser Artikel zeigt, wie der Weg vom Beleg zum Steuerberater aussieht, wenn die Software ihn übernimmt: vom Foto auf der Baustelle bis zum Paket, das am Monatsersten von selbst rausgeht.

Schritt 1: Der Beleg kommt dort an, wo er entsteht

Der teuerste Beleg ist der, der nie im Büro ankommt. Deshalb beginnt ein sauberer Prozess auf der Baustelle: Der Monteur fotografiert den Lieferschein oder die Rechnung des Großhändlers direkt im Projekt – mit der Mitarbeiter-App, ohne Umweg über WhatsApp oder die Jackentasche.

Alles, was per E-Mail kommt, sammelt Bleno aus dem angebundenen Postfach ein. Das gilt auch für E-Rechnungen: XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF werden erkannt und mit ihren strukturierten Daten übernommen – ohne OCR-Fehler.

Schritt 2: Erkennen und mit einem Klick buchen

Im Belegeingang liest die KI Lieferant, Positionen, Mengen und Beträge aus und erkennt den Belegtyp: Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Zahlungsbeleg, Auftragsbestätigung oder Mahnung. Sie schlägt das Projekt vor, Sie bestätigen mit einem Klick. Wer es eilig hat, bucht den ganzen Beleg als Sammelposten und teilt ihn später auf.

Wichtig für den Alltag: Bleno merkt sich Ihre Korrekturen je Lieferant. Wenn Sie beim Großhändler einmal die Frachtkosten aufs Lager statt aufs Projekt gebucht haben, wird das beim nächsten Beleg vorgeschlagen.

Schritt 3: Bezahlen, ohne Skonto zu verschenken

Aus jedem gebuchten Beleg wird automatisch eine geplante Zahlung – mit Fälligkeit und, wenn auf der Rechnung angegeben, mit Skonto-Frist und Skontobetrag. Unter „Offene Zahlungen“ sehen Sie, was diese Woche fällig ist, geben frei, und Bleno überweist am Fälligkeitstag über Ihre per finAPI verbundene Bank. Ohne Bankanbindung exportieren Sie eine SEPA-Datei; die Zahlungen werden nach dem Kontoabruf automatisch verbucht.

Gutschriften verrechnen Sie direkt mit den offenen Rechnungen desselben Lieferanten – auch verteilt auf mehrere.

Schritt 4: Das Kassenbuch läuft mit

Barzahlungen gehören ins Kassenbuch – GoBD-konform heißt: fortlaufend nummeriert, Korrekturen nur per Stornobuchung, Beleg am Eintrag. Bleno führt das Kassenbuch so, erzeugt die Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung und nimmt Kassenbuch-Auszug und Kassenbelege automatisch ins Monatspaket auf. Betriebe in Österreich bekommen die Variante mit den österreichischen USt-Sätzen und den Grundlagen aus BAO und Barumsatzverordnung.

Schritt 5: Das Monatspaket geht von selbst raus

Am Monatsende – oder automatisch zum gewählten Stichtag – stellt Bleno alle publizierten Rechnungen, gebuchten Eingangsbelege und das Kassenbuch als ZIP zusammen, benannt nach dem Belegmonat, und schickt es an die hinterlegte Adresse Ihrer Kanzlei. Große Pakete kommen als sicherer Download-Link.

Zwei Details, die in der Praxis den Unterschied machen:

• Nachgereichte Belege. Eine Juli-Rechnung, die im September auftaucht, reist automatisch im September-Paket mit – im Unterordner „nachgereicht“, damit die Kanzlei sie richtig zuordnet. Und Bleno warnt, wenn für einen bereits gesendeten Monat neue Belege eingetroffen sind.
• Erinnerung statt schlechtes Gewissen. Solange der Export eines Monats offen ist und im Vormonat Belege angefallen sind, erinnert Bleno Sie am Monatsanfang daran. Sonst nicht.

Für DATEV-Kanzleien: Belege direkt nach dem Buchen

Nutzt Ihre Kanzlei DATEV Unternehmen online, verbinden Sie Bleno zusätzlich per DATEV-Beleg-Sync. Dann wird jedes Belegbild direkt nach dem Buchen einer Eingangsrechnung oder dem Publizieren einer Ausgangsrechnung übertragen. Eine Karte „DATEV“ am Beleg zeigt den Status, in den Einstellungen sehen Sie offene, fehlgeschlagene und übertragene Belege – und können bestehende Belege eines Zeitraums nachreichen.

Und das Lohnbüro?

Die Lohnabrechnung bleibt bei Steuerberater oder Lohnbüro – Bleno liefert die Grundlage: die tägliche Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter als CSV, wahlweise ohne Überstunden oder Minusstunden, sowie Soll/Ist, Überstundensaldo und Urlaub je Monat. Direkt per E-Mail, mit derselben gemerkten Adresse.

Fazit

Ein sauberer Belegprozess ist keine Frage der Disziplin, sondern der Wege: Der Beleg muss dort erfasst werden, wo er entsteht, und der Rest muss ohne Zutun passieren. Mit Belegfoto, KI-Buchung, eingeplanten Zahlungen und automatischem Monatspaket wird aus dem Sortierabend ein Blick auf eine Übersicht – und die Kanzlei bekommt jeden Monat ein vollständiges Paket.

Mehr dazu auf den Funktionsseiten Eingangsbelege, Buchhaltung & Steuerberater und Bankabgleich & Zahlungen.